Curs REVEAL Resurse Umane & Managementul Voluntarilor Nivel Avansat This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Curs REVEAL HR&MV Avansat Nivel: Avansat Subiect: Resurse Umane si Managementul Voluntarilor Modul 1: Pregătirea este cheia! Cunoștințe esențiale pentru managementul voluntarilor DU 1.1 – Comunitatea are nevoie de analiză

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 1: Comunitatea are nevoie de analiză Instrumente pe care le poți folosi: Interviuri – Adună informații de la membrii comunității care știu și sunt în măsură să spună ce nevoi are comunitatea. Acești oameni pot fi conducătorii comunității, profesioniști sau alte persoane care au o afiliație cu anumite organizații, instituții publice sau companii. Forumul public – Adună o parte largă și diversă a membrilor comunității împreună la întâlniri publice, pentru a strânge informații prin intermediul dicuțiilor de grup. Focus grupul – Obține păreri și idei de la un grup restrâns și specific de membri ai comunității. Cecetare – Folosește o cercetare formală sau chestionarul pentru a strânge informații de la un număr mare de membri ai comunității. Analiza secundară a datelor – Revizuiește și analizează datele care au fost colectate deja privind problemele și nevoile comunității. Modul 1: Comunitatea are nevoie de analiză

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Pași în conducerea unei evaluări a nevoilor comunității  Fomează un grup de evaluare a nevoilor comunității  Promovează și informează comunitatea cu privire la evaluare, obiectivele sale și metodele folosite  Selectează un instrument (sau mai multe) de evaluare a nevoilor comunității  Dezvoltă un plan pentru evaluare (cine, ce, când, unde, cum)  Implementează evaluarea folosind instrumentele selectate  Analizează rezultatele  Pregătește un raport în care să detaliezi rezultatele  Folosește raportul pentru a convinge stakeholderii și voluntarii să se implice. Modul 1: Comunitatea are nevoie de analiză

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Informații generale care ar trebui să apară în toate evaluările de nevoi ale comunității:  Descrierea comunității și a statisticilor aplicabile  Nevoile să fie identificate de conducătorii și membrii comunității  Ce acțiuni au loc în mod curent pentru a veni în îndeplinirea nevoilor comunității (inclusiv activitățile de voluntariat, dacă există)  Resursele locale disponibile pentru îndeplinirea nevoilor comunității.  Oportunități pentru proiecte  Dificultăți în cadrul proiectelor  Implicarea comunității în proiect  Sustenabilitatea pe termen lung a proiectului în comunitate Modul 1: Comunitatea are nevoie de analiză

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 1: DU 1.2 Pregătește-ți organizația pentru implicarea voluntarilor Un document de poziție va clarifica toate aspectele legate de implicarea voluntarilor și urmează câteva principii și bune practici: Sarcinile care vor fi îndeplinite de voluntari vor fi bine și clar definite, astfel încât toți să fie informați și să înțeleagă care le sunt rolurile și responsabilitățile. Organizația va respecta Actul de Protecție a Datelor personale, pentru orice folosire a datelor personale pe care le deține, ale voluntarilor. Activitățile de voluntariat vor completa, NU vor înlocui munca angajaților. Voluntarilor li se va oferi șansa în mod regulat să împărtășească ideile sau dificultățile întâmpinate. Toate politicile și acțiunile, prezente și viitoare, vor fi verificate pentru a vedea cum afectează voluntarii. Modul 1: Pregătește-ți organizația pentru implicarea voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 2: Managementul Voluntarilor Pași: Pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor Recrutarea Selecția Orientare Training Supervizare și Monitorizare Motivare Recunoașterea meritelor Evaluare Modul 2: Managementul Voluntarilor

Pregătește-ți organizația Curs REVEAL - HR&MV Avansat Pregătește-ți organizația Analizează ce documente sunt necesare în organizația ta pentru a lucra cu voluntarii: -  descrierea postului– DA...foaia de post nu este doar pentru personalul plătit -  crează politici de voluntariat în cadrul organizației tale - Adaugă voluntariatul pe diagrama organizațională - Realizează descrieri ale postului pentru fiecare rol în care vrei să folosești voluntari. - Informează toți membrii organizației de faptul că vei implica voluntari Modul 2: Managementul Voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Recrutarea Selectează metodele potrivite de recrutare, canalele relevante pentru transmiterea informației, și adresează-te grupurilor țintă accesibile. Atenție la cum recrutăm, în special pentru poziții care implică încredere, cu participanți vulnerabili. Procesul de selecție trebuie să fie bazat pe evaluarea riscurilor la care sunt expuși participanții. Ia în considerare următorii pași: Analizează fiecare poziție și rol individual. Analizează descrierea postului și evaluează natura și gradul de risc la care sunt expuși participanții în momentul serviciilor efectuate de voluntari. Modul 2: Managementul Voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Selecția Interviurile sunt o etapă extrem de importantă în procesul de preselecție. Câteva sfaturi pentru un interviu de succes Să fie cel puțin două persoane care să conducă interviul; Explicați aplicanților care este procedural intervievării; Crează un mediu plăcut și confortabil pentru aplicant; Descrie postul oferit în mod concret și specific, folosind fișa postului; Descrie procedurile de preselecție folosite în organizația ta; Scrie răspunsurile date de intervievat la întrebările din interviu și păstrează-le la dosar; Adoptă atitudinile potrivite pentru a te adresa grupului țintă ales; Pune aceleași întrebări principale tuturor intervievaților. Modul 2: Managementul Voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Orientare și Training Modul 2:   In timpul perioadei de orientare și training, o organizație ar trebui: Să dobândească informații privind care sunt valorile, modul de lucru și abordarea voluntarilor – jocul de rol poate fi folosit cu succes pentru a explora aceste aspecte; Să se asigure că voluntarul înțelege politicile organizaționale care sunt relevante pentru rolul său în cadrul organizației (ex.: politicile privind excursiile cu persoane vulnerabile); Investește și lucrează la dezvoltarea abilităților interpersonale în domeniile în care va lucra voluntarul; Ia o decizie finală cu privire la faptul dacă voluntarului i s-ar putea oferi o poziție permanentă în cadrul organizației. Modul 2: Managementul Voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Supervizare și monitorizare Modul 2: Voluntarii ar trebui să completeze lunar un raport de activitate în care să descrie ce activități au desfășurat în acea perioadă. Prin aceasta vei putea fi informat privind munca lor și de asemenea va fi un instrument folositor pentru rapoartele anuale ale organizației sau pentru rapoartele narative ale proiectelor. Câteodată este necesar, în funcție de domeniul activităților de voluntariat desfășurate, ca informația cuprinsă în rapoarte să fie verificată, și coordonatorul de voluntari să se întâlnească regulat cu voluntarii pentru a da și primi feedback privind munca lor. Acesta este un pas specific in managementul de voluntari, anume: Supervizarea. Modul 2: Managementul Voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 2: Motivarea și Recunoașterea Meritelor Indicații pentru Motivare: Declară voluntariatul ca fiind o valoare Folosește documente în lucrul cu voluntarii Oferă feedback și sprijin Oferă oportunități de dezvoltare Schimbă strategiile dacă este nevoie, și implică voluntarii pentru a fi parte din procesul de schimbare. Indicații pentru Recunoașterea Meritelor: Pune accentul mai mult pe succese decât pe eșecuri. Recunoște meritele și recompensează într-un mod public. Realizează recunoașterea meritelor într-un mod personal și sincer. Ajustează-ți modalitățile de recunoaștere și recompensă la nevoile unice ale persoanelor implicate. Sincronizarea este esențială. Recunoaște contribuția adusă pe parcursul proiectului. Intârzierile și amânările scad impactul recompenselor. Asigură-te că oamenii înțeleg de ce primesc recompense și care sunt criteriile pe baza cărora se oferă acestea. Modul 2: Managementul Voluntarilor

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Evaluarea In timpul evaluării: ▪  treci prin fiecare punct al fișei de post împreună cu voluntarul; ▪  întreabă voluntarul cum simte că se descurcă în rolul său și cum se simte lucrând în organizație; ▪  oferă feedback privind performanțele sale; ▪  păstrează un nivel pozitiv în afirmații, însă exprimă clar orice îngrijorări ai avea; ▪ păstrează evaluarea într-un document scris; ▪ ai grijă ca documentul să fie semnat atât de voluntar cât și de evaluator – care ar putea fi coordonatorul de voluntari sau coordonatorul de proiect. ▪  înregistrează documentul în fișele organizației. Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 2 Managementul Voluntarilor

DU 3.1: Aspecte de management al programului de voluntariat Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 3: Imaginea de ansamblu DU 3.1: Aspecte de management al programului de voluntariat Modul 3 Imaginea de ansamblu

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Aspecte de management al programului de voluntariat Evaluarea riscurilor Analizează întotdeauna fatorii care pot conduce la riscuri: privind sănătatea, comportament negativ, pierderea motivației. Cum să dezvolți departamentul de Manangement de Voluntari Susținând și promovând voluntariatul înăuntrul și în afara organizației tale. Lucrând aproape de voluntari și înțelegând beneficiile aduse individului, organizațiilor și comunității, profesioniștii care lucrează în managementul voluntarilor ar trebui să promoveze în mod firesc voluntariatul. Modul 3 Imaginea de ansamblu

Lucrul cu diverși factori interesați (stakeholders) DU 3.2 Lucrul cu diverși factori interesați (stakeholders) Comunică și promoveazaă aspecte de voluntariat – clarifică unele concepte, demontează miturile existente. Vorbește despre voluntariat. Găsește puntele tari ale organizației, poveștile relevante pentru mass-media, și adaptează-ți discursul în funcție de audiență. Nu presupune că oamenii vor ști aceste lucruri de la sine. Curs REVEAL - HR&MV Avansat Modul 3 Imaginea de ansamblu

Curs REVEAL - HR&MV Avansat Cum să lucrăm cu voluntarii corporatiști Multe companii preferă să își implice angajații în proiecte de echipă. Unele companii organizează o dată sau de două ori pe an o zi dedicată comunității, în care implică majoritatea angajaților. Este un efort semnificativ să scoți angajații de la o zi de muncă și să păstrezi aceleași rezultate. Mai mult decât atât, angajații trebuie să fie pregătiți pentru tipul de activitate desfășurată și de asemenea să se implice din proprie inițiativă. Câteva exemple de voluntariat corporatist: plantări de copaci sau igienizarea unor zone de munte sau plajă, renovarea grădinilor școlilor sau a centrelor sociale, organizarea unor evenimente caritabile, strângeri de fonduri, construcții de case sau de clădiri care pot fi folosite ca adăposturi de animale, etc. Modul 3 Imaginea de ansamblu

Vă dorim mult succes în implicarea voluntarilor! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.