Managementul riscului in procesul de externalizare Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Business Process Outsourcing Managementul riscului in procesul de externalizare Dana Popescu Manager-Risk Management Services 9 noiembrie 2004 August 7, 2019

Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Agenda De ce outsourcingul este o decizie strategica Piata si tendintele pietei Relatiile de business in outsourcing 9 noiembrie 2004

Outsourcing - decizie strategica Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Outsourcing - decizie strategica Imbunatatirea concentrarii pe afacere Imbunatatirea performantei Acces la cele mai bune practici Accelerarea beneficiilor din retehnologizari Cresterea eficientei resurselor Marirea valorii afacerii si avantaje competitive Cele mai bune practici Tehnologie adaptata la nevoi specifice Rapiditate Costuri Beneficii strategice Focalizarea resurselor in procesele de baza Cresterea calitatii serviciilor Reducerea si controlul costurilor de operare Accesul la experiza externa Accesul la tehnologie Suport in modificarile startegice Imbunatatiri ale proceselor Flexibilaitate Marile companii au recunoscut valaorea relatiilor de outsourcing si au adoptat solutiile de outsourcingare a proceselor ca pe un obiectiv in dezvoltarea strategiei lor. Aceste au adoptat solutia de aoutsorcing pentru a-si asigura un avantaj competitiv dedicindu-si timpul, talentele si banii pentru activitatile de baza. In ultimii doi ani volumul si marimea tarnzactiilor de outsourcing au continuat sa creasca: au existat imense tranzatii in f&a sau HR outsourcing care au schimat complet viziunea in industria de outsourcing. Ceea ce este important atunci cind comapniile se gindesc la outsorcingarea unor procese este care este valoarea pe care o pot obtine dintr-o asemenea relatie: rapiditate, flexibilitate mai mare,imbunatatirea fluxurilor financiare in interiorul companiei,directionarea resurselor spre obtinerea avantajelor competitive. Sursa: Michael F. Corbett & Associates 9 noiembrie 2004

Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Tendintele pietei 1999-2003 Studiu Dataquest 250 18.5% 200 150 23.5% 26.5% 1999 2003 100 21.8% 27.3% 21.9% 29.8% Mild. USD 50 Serv. Administrative: 9 midl Financiare 12 HR 26 Plati 18 Serv. Operationale 110 Ciclu aprovizionare 31 Vinzari mark.12 Financiare Serv.admin. Serv.plati Manag.Resorse umane Manag.ciclul aprov. Serv. Operaionale Vinz./Mktg/Clienti. TOTAL BPO 1999 2004 % ($ Mild) $214 $607 23.2 Sursa:Dataquest 9 noiembrie 2004

Outsourcing si procese Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Outsourcing si procese Procese nu de baza - dar critice Procese de baza Probabilitate de externalizare: Moderat astazi Viitor ++++ Probabilitatea de externalizare: Slaba astazi Viitor ++ Procese nu de baza si nu critice Probabilitatea de externalizare: Foarte ridicata astazi Sursa: Dataquest Procesele care nu sunt de baza, dar sunt critice sint in expansiune. Cresterea outsourcingului este un fenomen paralel cu aceasta dezvoltare. Cheia definirii conceptului de outsourcing: Transferul asupra controlului procesului Deosebire intre a contracta si a outsourcinga: - furnizorul isi determina modul in care ajunge la rezultatul dorit de cumparator Care este valoare adaugata : regindirea procesului- gasirea unei noi tehnologii sau gasirea unor nmetode de imbunatatire a celei existent( relationarea procesului cu celelate functii si procese) Proces de baza=acela care face distinctie intre tine si competritori Procese nun de baza = pot fi critice sau nu , acestea nu adauga valoarea afacerii si nu au abilitatea de a te distinge de competitori Uneori este destul de dificil de a face distintia intre core si non-core proces.De exeplu inca mai exista ideea ca AR sau AP sint procese de baza ale afacerii: putem agrrea ca ambele procese precum si informatiile pe care le produc aceste asint critice [pentru orice afacere dar abiliatatea de a procesainformatiile mai repede si mai bine nu este un process de baza. Acesta nu diferentiaza nici o companie de competitorii sai. Ceea ce este important atunci cind comapniile se gindesc la outsorcingarea unor procese este care este valoarea pe care o pot obtine dintr-o asemenea relatie: 9 noiembrie 2004

Procese candidate la outsorcing Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Procese candidate la outsorcing Un model tipic de outsourcing include atat un volum mare de procesare a tranzactiilor, cat si nevoia de concentrare a expertizei operationale. Financiar contabilitate Management resurse umane Tehnologia informatiei Juridic Altele Cartea Mare Bugetare /previzionare Raportari financiare Furnizori Clienti Achizitii Audit intern Raportare fiscala Cash management / trezorerie Salarizare Administrare RU Training si dezvoltare Recrutare Servicii de relocare resurse Managementul informatiilor Dezvoltare infrastructurii tehnice Dezvoltare aplicatii Intretinere aplicatii Suport tehnologic Transport & distributie Telecomunicatii Achizitii hardware & software Suport si coordonare in litigii Consultanta/audit mediu si securitate Conformitate cu reglementarile legale Servicii de comunicare Relatii cu media Managementul riscului 9 noiembrie 2004

Procese externalizate frecvent Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Procese externalizate frecvent 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Nici una din cele mentionate Altele Analiza financiara Raportare financiara Management financiar Contabilitate generala Tranzactii contabile Plati Managementul riscului (partial) Consultanta taxe si impozite Procentul raspunsurilor Sursa: Dataquest/Gartner Group 9 noiembrie 2004

Caracteristici cautate la furnizorii de outsourcing Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Caracteristici cautate la furnizorii de outsourcing 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Altele/nu stiu Relatia de parteneriat Expertiza in industrie Cost scazut Timpul de raspuns Expertiza fin.cont Expertiza tehnica Sursa: Dataquest/Gartner Group 9 noiembrie 2004

Cum se construiesc relatiile de durata in outsourcing Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Cum se construiesc relatiile de durata in outsourcing Crearea unei relatii flexibile Documentarea ,,schimbarilor’’ relatiei Rezolvarea conflictelor aparute intre parti O afacere cu ,,cartile pe masa’’ a ambelor parti Stabilirea clara a asteptarilor reciproce 1.Contractele pe terme lung in ousourcing sint construite pvdv al flexibilitatii pe un paradox: pe de o parte pentru ca sint necesare costuri substnatiale pentru aintra sau iesi dintr-o relatie de outsourcing -pe de alta parte contractele pe durata lunga sint prin definitie inflexibile- construita pe predictii care nu pot lua in calcul costurile schimarilor pe parcursul duratei contractelor. Paradoxul in optica consultantilor de outs. Pote fi rezolvat prin construirea reletiilor de durata, dar cu contrcate pe termen scurt ceea ofera partilor ceea ce se numeste creearea unei relatii flexibile 2. 9 noiembrie 2004

Studiu de fezabilitate SUPER din industrie S U P E R Strategii si servicii necesare Utilizarea oportunitatilor de pe piata Evaluarea capacitatilor interne Riscuri si beneficii Planul de tranzitie 9 noiembrie 2004

Relatiile bune nu sunt intamplatoare Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Relatiile bune nu sunt intamplatoare Implicit functia existenta la nivel inalt abordare fragmentata in gestiunea furnizorilor incapacitate de a influenta ofertele Perceptie organizatii diferite obstacole in distributia de servicii restrictii in ceea ce priveste cheltuielile Efectiv o singura organizatie integrata administrarea comuna a serviciilor urmarirea economiilor Implicit Perceptie Efectiv Unitati de afacere Unitati de afacere Unitati de afacere & Managementul serviciilor Managementul serviciilor Managementul serviciilor Furnizor Furnizor Furnizor 9 noiembrie 2004

Obtinerea de asistenta si de sponsorizare Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Obtinerea de asistenta si de sponsorizare Implicit Perceptie Efectiv Gestionarea efectiva a furnizorului. Viziunea asupra furnizorului: managementul serviciilor reprezinta un mecanism de control unitatile de afaceri reprezinta oportunitati de venituri Cum demonstram caracterul unitar? acceptarea si indeplinirea responsabilitatilor Unitati de afacere Unitati de afacere Unitati de afacere & Managementul serviciilor Managementul serviciilor Managementul serviciilor Furnizor Furnizor Furnizor Determinarea unui comportament adecvat al furnizorilor 9 noiembrie 2004

Determinarea unui rezultat de succes Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Determinarea unui rezultat de succes Acest contract este pentru noi. Trebuie sa lucram ca o echipa pentru a ne asigura ca ofera beneficiile planificate. COLABORARE Nevoia de suport angajament colectiv 9 noiembrie 2004

Comportamentul unitatilor de afacere Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Comportamentul unitatilor de afacere In multe domenii, unitatile de afaceri : nu agreeaza controlul impus de grupul de management al serviciilor se asteapta ca serviciile sa fii imbunatatite instantaneu critica grupul de management al serviciilor si furnizorul la primul caz de deficienta in servicii nu pot intelege ca li se percepe un cost pentru toate serviciile oferite pun la indoiala valoare grupului de management al serviciilor si incerca sa-l desfiinteze incearca sa evite grupul de service management si atunci cand este cazul si pe furnizor pentru a obtine ceea ce cred ca au nevoie Colaborati cu grupul de management al serviciilor . Lupta impotriva lor va face ca furnizorul sa fie cel care va iesi castigator! 9 noiembrie 2004

Comportamentul managementului serviciilor Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Comportamentul managementului serviciilor In multe domenii, grupul managementului serviciilor : va incerca sa conduca unitatile economice, in loc sa colaboreze cu ele va lupta sa obtina cea mai buna echipa implicata in guvernanta nu va folosi abilitatea de a negocia cu furnizorul se va confrunta cu o nepotrivire intre aptitudinile si rolurile necesare in grupul managementului serviciilor va crede ca relatiile cu furnizori necompetitivi trebuie acceptate pentru a indeplini anumite norme nu va intra in ‘jocurile’ jucate de furnizor va subestima perioada de timp necesara furnizorului pentru a se adapta Fiti practici. Acordati atentie relatiilor cu furnizorul si cu unitatile de afaceri. Lipsa de preocupare va face ca furnizorul sa iasa castigator! 9 noiembrie 2004

Comportamentul conducerii Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Comportamentul conducerii In multe domenii, echipa de varf : isi va concentra atentia in alta parte, aceasta nevrand sa fie implicata in guvernanta contractului va esua in gestionarea aspectelor negative care apar intre unitatile de afacere, grupul managementului serviciilor si furnizor nu va accepta ca trebuie sacrificate unele economii pentru a obtine serviciul necesar se va concentra asupra partii financiare si nu va lua in considerare celelalte beneficii ale acordului nu va mai rediscuta cu furnizorul cerintele de baza si de evolutie ale contractului Acceptati necesitatea de a va implica in stabilirea regulile in ceea ce priveste timpul si costurile. Ignorarea cerintelor va face ca furnizorul sa fie cel care va iesi castigator! 9 noiembrie 2004

Comportamentul furnizorului Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Comportamentul furnizorului In multe cazuri, furnizorul : va incerca sa reduca clauzele intelegerii pana la cel mai mic nivel posibil va stabili relatii cu unitatile de afaceri pentru a contesta valoarea adusa de grupul de management al serviciilor va recupera pierderile din politica preturilor agresive prin propuneri ajustate la inflatie nu isi va asuma costurile generate de furnizarea serviciilor suprasolicita propriile resurse pentru a raspunde la cererea de pe piata va esua in a prezenta rapoarte si facturi precise Acceptati un management eficace de la o organizatie puternica. Colaborati cu organizatia. Astfel toti vor fi castigatori! 9 noiembrie 2004

Outsourcing inseamna crestere, evolutie si maturizare Assurance and Advisory Business Services August 7, 2019 Outsourcing inseamna crestere, evolutie si maturizare O metoda valida care imbina strategia si operatiile este strict necesara pentru reusita Decizia outsourcingului are la baza comparatia riscurilor si avantajelor luand in calcul consideratii strategice, economice, operationale si ale modificarilor Cooperarea si comunicarea intre unitatile de afacere si managementul serviciilor are ca rezultat o abordare integrata in managementul serviciilor si monitorizarea economiilor realizate. Partea dificila incepe atunci cand contractul este semnat… toate partile trebuie sa se comporte intr-un mod care garanteaza succesul. 9 noiembrie 2004

Ernst & Young este lider mondial în domeniul serviciilor profesionale Firma dispune de peste 103.000 de profesionişti în 140 de ţări şi 670 de locaţii în întreaga lume Veniturile globale ale E&Y s-au ridicat la aproximativ 14.5 miliarde de dolari în anul fiscal încheiat la 30 iunie 2004 9 noiembrie 2004

Ernst & Young în Romania Ernst & Young are 270 de angajaţi, din care 220 de profesionişti Echipa Ernst & Young Romania include: Auditori financiari Experţi şi contabili autorizaţi Consultanţi fiscali şi juridici Firma este prezentă în Romania din 1992 9 noiembrie 2004

Serviciile oferite de E&Y în Romania Audit financiar Managementul riscului Riscul afacerii Securitatea sistemelor de IT Externalizarea serviciilor financiar contabile Consultanţă fiscală Consultanţă pentru tranzacţii 9 noiembrie 2004

Serviciile E&Y Romania Managementul riscului Riscul afacerii Audit intern Servicii de asistenţă operatională Guvernare corporatistă Consultanţă cu privire la fraudă Securitatea sistemelor de IT Managementul riscului în IT şi certificare Evaluarea securităţii informaţiilor Proiectarea arhitecturii de IT pentru securitatea informaţiilor Analize pre- şi post-implementare 9 noiembrie 2004

Profesionalism şi flexibilitate Servicii bazate pe cele mai bune practici internaţionale şi adaptate specificului pieţei locale Echipe multidisciplinare formate din profesionişti specializaţi pe industrii şi tipuri de procese cu experienta la nivel local (Romania), regional (Europa Centrala si de Sud Est) si international 9 noiembrie 2004

Profesionalism şi flexibilitate Soluţii orientate către afaceri, eficiente din punct de vedere al costurilor şi cu o reală valoare adaugată Abordare bazată pe parteneriat şi valorile noastre: Profesionalism Încredere Gândire independentă Confidenţialitate 9 noiembrie 2004

Date de contact Adresa: Clădirea Forum 2000, Etaj 4 Str. Dr. N. Staicovici Nr. 75 Sector 5, 050557 Bucureşti Tel: (21) 402 4000 Fax: (21) 410 4965 E-mail: office@ro.ey.com Web: www.ey.com 9 noiembrie 2004