UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Studii de optimizare administrativă în vederea eficientizării serviciilor de asistenţă socială in DGASPC Giurgiu Realizate de SC INTELIGENT BUSINESS DEVELOPMENT SRL Autori: Alexandru DICU – coordonator Florentina MOCANASU Renela DIACONESCU Zenovia ROPOTICA conform Contractului de Servicii nr. 280 din 03.08.2010

Obiectivul general al proiectului: UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Obiectivul general al proiectului: Îmbunataţirea furnizarii serviciilor publice generale şi specifice asistentei sociale, prin creşterea promptitudinii in furnizarea serviciilor publice.

Obiectivul studiului cu privire la petitii UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Obiectivul studiului cu privire la petitii Stabilirea modalitatilor prin care se poate imbunatati procesul de solutionare a cererilor categoriilor defavorizate de populatie şi modificarile asupra proceselor şi procedurilor interne, astfel încât sa se poate scurta timpul de livrare atât a raspunsurilor la petitii, cât si a serviciilor catre populatie.

Obiectivul studiului de simplificare administrativă UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Obiectivul studiului de simplificare administrativă Analiza mijloacelor de simplificare a fluxului de date in intern si propunerea organizarii administrative optime si atributiile departamentelor din cadrul DGASPC si unitătile subordonate.

Metodologia evaluarii UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Metodologia evaluarii Instrumentele construite in baza „Cadrului Comun de Autoevaluare sau Common Assessment Framework (CAF)” Analiza de documente Chestionar Dialoguri tematice (inclusiv focus grupuri)

Fluxul traditional al petitiilor UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Fluxul traditional al petitiilor Colectarea semnaturilor Repartizare a petitiei registratura director executiv sef serviciu executie

Procesele actuale de solutionare a petitiilor UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Se „colecteaza” semnaturile si se transmite raspunsul catre petent Procesele actuale de solutionare a petitiilor REGISTRATURA Petitia intra in institutie prin REGISTRATURA de la registratura intra la mapa directorului executiv DIRECTOR EXECUTIV (DIRECTOR GENERAL) se repartizeaza petitia catre compartimentul / compartimentele care vor furniza raspunsul SEF COMPARTIMENT repartizeaza petitia catre persoana de executie PERSONAL EXECUTIE redacteaza raspunsul daca este nevoie, face ancheta sociala la petent si familia acestuia

Modelul radial pentru procesele de solutionare a petitiilor UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Modelul radial pentru procesele de solutionare a petitiilor registra-tura primeste si digitizeaza petitiile stocheaza arhiva fizica expediaza raspunsurile director executiv monitorizeaza fluxurile si avizeaza raspunsurile intervine in fluxuri pentru completari / modificari sef compartiment repartizeaza lucrarea in functie de urgenta / complexitate urmareste executia si aproba / verifica personal executie colecteaza informatiile din baza de date / solicita ancheta sociala redacteaza raspuns transfera in sistem pentru avizare serviciu anchete realizeaza anchete sociale solicitate transfera datele in baza de date a institutiei

Criteriile de evaluare a proceselor UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Criteriile de evaluare a proceselor Flexibilitate – capacitatea de a “accepta” orice tip de petitie Simplitate – cat mai putine variabile (inlocuite de algoritmi de “functionare automata”) Validitate – proces corect si solutii valide indiferent de tipul petitiei Standardizare – acelasi proces pentru toate petitiile Rapiditate – viteza de obtinere a “solutiei” Economicitate – din punct de vedere al costurilor (materiale, umane, financiare)

Structura organizatorica a functiunilor obligatorii ale DGASPC Giurgiu Conducerea strategica a DGASPC, compusa din Colegiul Director, Director Executiv, Director Economic (sau chiar contabil sef) si minim 1 Director Executiv Adjunct (in cazul 1 adjunct, acesta are in coordonare toare institutiile (centrele si serviciile sociale) din subordinea directiei, in cazul a 2 adjuncti, centrele subordinate sunt toate in coordonarea directorului executiv, directorii adjunctii fiind: unul pentru serviciile adresate copilului, celalalt pentru adulti). Recomandam varianta cu un singur director executiv adjunct Coordonatorii compartimentelor de specialitate si, respectiv, ai centrelor care functioneaza cu coordonator intern. Recomandam restrangerea numaruui acestora astfel incat sa aiba incadrare de sef serviciu, adica minim 15 oameni in coordonare Compartiment Registratura, relatii publicul, arhiva, telefon verde, curieri, secretariat ale comisiilor (copii si handicap) In subordinea Directorului Executiv Compartimen t anchete sociale copii si adulti, psihologi, manageri de caz Compartimentele functionale, mai putin cele economice si administrative (resurse umane, audit, juridic etc. Si administratorul de retea) Compartimentele econo-mice, compartimentul administrativ – transpor-turi, logistica, inclusiv consumabile si intretinere echipamente IT (care tin de logistica) In subordinea contabilului sef (directorului economic) Comparti mentele destinate protectiei copilului In subordine a Directorul ui Executiv Comparti mentele destinate protectiei persoanel or adulte Centrele si serviciile sociale destinate protectiei copilului In subordinea Directorului Executiv Adjunct Centrele si serviciile sociale destinate protectiei adultilor